Na twintig jaar samenwerken met ziekenhuizen ziet Jeroen Buisman van InfoReports steeds dezelfde worsteling. BI-managers die exact weten wat data voor hun organisatie kan betekenen, maar vastlopen op capaciteit, erkenning en de waan van de dag. Tijd om vijf praktijklessen te delen van ziekenhuizen die deze uitdagingen overwonnen.

Les 1: Neem de regie over je eigen cijfers

William Rooks van Streekziekenhuis Koningin Beatrix vertelde me eens: “Als je niet weet hoe cijfers tot stand komen, ben je compleet afhankelijk van een black box die door iemand anders wordt beheerd.”

Hij heeft gelijk. Te vaak zie ik ziekenhuizen die volledig afhankelijk zijn van leveranciers. Elke aanpassing duurt maanden en kost een vermogen. Het SKB koos voor een andere weg. Ze namen de regie over hun datawarehouse, niet door alles zelf te bouwen, maar door transparantie te eisen.

Nu kunnen ze zelf aanpassingen doorvoeren. William: “We wilden wachttijdgegevens koppelen aan verzekeringsinformatie voor onderhandelingen met zorgverzekeraars. Dit soort maatwerk realiseren we nu gewoon zelf.”

Mijn advies: Stop met hopen dat de leverancier jouw specifieke wens oppakt. Zorg dat je toegang hebt tot je eigen data-architectuur. Niet om alles zelf te doen, maar om te begrijpen wat er gebeurt. Alleen dan kun je uitleggen waarom cijfers zijn zoals ze zijn.

Les 2: Maak BI onderdeel van het zorgproces

“Weer zo’n nieuwe afdeling die overal mee bemoeit.” Dat dachten ze bij Slingeland Ziekenhuis over de afdeling capaciteitsmanagement van Annemijn Houwers-Buunk. Nu, een jaar later? “Kan capaciteitsmanagement niet even meekijken?”

Wat gebeurde er? Annemijn positioneerde BI niet als technische dienst maar als onderdeel van het zorgproces. Ze spreekt de taal van de werkvloer en vertaalt data naar concrete verbeteringen.

Ik zie dit vaker. BI-afdelingen die zich opsluiten in techniek maken geen impact. Je kunt niet iemand aanleren hoe een ziekenhuis werkt. Je hebt minstens zes maanden nodig om de complexiteit te doorgronden. Als BI-verantwoordelijke moet je weten waar je het over hebt. Het gaat letterlijk om leven en dood.

Mijn advies: Ga niet achter je bureau zitten wachten op datavragen. Loop mee op de werkvloer. Begrijp de processen. Spreek de taal. Dan pas kun je data vertalen naar waarde.

Les 3: Begin met eenduidigheid (en accepteer geen compromissen)

Bij Slingeland gebruikte elke manager andere bronnen. Het resultaat? Eindeloze discussies over welke cijfers klopten. Annemijn kreeg één opdracht: zorg voor een integraal KPI-dashboard waarbij iedereen dezelfde informatie ziet.

“Nu kunnen we meteen inhoudelijk aan de slag met vraagstukken, zonder eerst te hoeven discussieren over cijfers,” vertelt ze.

Dit klinkt simpel, maar ik weet hoe moeilijk het is. Iedereen heeft zijn eigen Excel, zijn eigen definitie, zijn eigen waarheid. Maar zonder eenduidigheid geen vooruitgang. Je blijft hangen in discussies in plaats van verbeteringen.

Mijn advies: Wees hier bikkelhard in. Eén waarheid. Eén bron. Eén definitie. Ja, mensen zullen klagen dat hun rapportage anders was. Maar na drie maanden wil niemand meer terug.

Les 4: Bouw eerst een fundament, dan pas een toren

“We sturen nu op basis van voorspellingen,” vertelt Annemijn trots. Het Slingeland gebruikt patronen in data om capaciteit te plannen. Ze weten dat de SEH op maandag en vrijdag het drukst is. Ze kunnen voorspellen wanneer de OK extra capaciteit nodig heeft.

Maar dit kwam niet zomaar uit de lucht vallen. Eerst bouwden ze een rock-solid fundament. William van SKB benadrukt dit: “Er draaien ’s nachts 6000 taken om data te verwerken. Als er iets misgaat, kunnen we het direct lokaliseren en oplossen.”

Ik zie te vaak ziekenhuizen die meteen willen vliegen. AI, predictive analytics, machine learning. Maar zonder stabiel fundament stort alles in. Het is als een huis bouwen op drijfzand.

Mijn advies: Weersta de verleiding van nieuwe technologie. Zorg eerst dat je basis op orde is. Betrouwbare data, stabiele processen, heldere definities. Pas dan kun je gaan voorspellen.

Les 5: Klein maar krachtig (met de juiste mindset)

Het SKB heeft twee BI-mensen. Twee! Toch draaien ze een volledig datawarehouse en bedienen ze het hele ziekenhuis. Hoe? Door slim te werken en de juiste vragen te stellen.

Voor ik iets bouw, wil ik begrijpen wat de vraag achter de vraag is. Wat betekenen de cijfers? Waarom staat hier wel iets en daar niet? Het is bijna filosoferen. Overal een vraagteken bij zetten. Waarom, waarom, waarom?

“Assumption is the mother of all fuck-ups,” dat weten we allemaal. Neem daarom de tijd. Een stapje terug, eerst kijken waar je mee bezig bent. Door te vertragen in het voortraject, kun je later snel schakelen en schalen.

William beaamt dit: “Met de nodige BI-kennis kun je makkelijk op eigen initiatief dingen bijbouwen. Het gaat om consequent werken en slim hergebruiken.”

Mijn advies: Stop met klagen over te weinig capaciteit. Begin met het stellen van betere vragen. Eén goed doordachte oplossing is meer waard dan tien quick fixes.

De ongemakkelijke waarheid

Laat ik eerlijk zijn. Datagedreven werken is geen technisch probleem. Het is een menselijk probleem. Het vraagt om:

• Kwetsbaarheid: Durf toe te geven dat je niet alles weet
• Nieuwsgierigheid: Blijf vragen stellen, ook als het ongemakkelijk wordt
• Transparantie: Wees open over wat wel en niet kan
• Geduld: Accepteer dat verandering tijd kost
• Moed: Durf heilige huisjes omver te gooien

Annemijn vat het perfect samen: “Data vormt de sleutel tot moderne ziekenhuisvoering. Het werkt onder de motorkap, blijft vaak onzichtbaar, maar bevat enorme potentie.”

De ziekenhuizen die dit begrijpen, maken het verschil. Niet met de grootste budgetten of de nieuwste tools. Maar met de juiste mindset en aanpak. De investering verdient zich dubbel en dwars terug. In betere cijfers, efficiëntere processen, maar vooral in betere zorg.

De vraag is: ben jij bereid om de eerste stap te zetten?

Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek waarin we meedenken over jouw specifieke situatie.

Volg onze LinkedIn-pagina voor meer inzichten en praktische tips.

Jeroen Buisman is eigenaar van InfoReports en werkt al ruim twintig jaar met ziekenhuizen aan datagedreven verbetering. Hij gelooft in transparantie, nieuwsgierigheid en de kracht van goede vragen stellen.