Als BI-manager herken je het vast: er worden belangrijke systemen geïmplementeerd of processen aangepast. En pas als alles in kannen en kruiken is, komt het resultaat bij jouw afdeling terecht. Surprise! De data ziet er anders uit, codes hebben een andere betekenis gekregen. En nu mag jij uitleggen waarom bepaalde rapportages niet meer kloppen. Volgens Jeroen Buisman, eigenaar van InfoReports, is het hoog tijd om BI uit de rol van ‘afterthought’ te halen.
Data ontstaat niet in een vacuüm
BI is meer dan een technisch ‘trucje’. Het draait om begrip van processen. Om snappen waar je mee bezig bent. Vroeger was je die aparte afdeling die data verzamelde en rapportjes verstrekte. Dat werkt niet meer in een tijd waarin snelle, datagedreven beslissingen noodzakelijk zijn. Je moet veel dichter op de bal spelen. Want data ontstaat niet in een vacuüm – er zijn mensen en processen bij betrokken. Het gaat niet om kille data en bits en bytes. Het gaat om begrijpen wat er achter die data zit.
Van reactief naar proactief
Vijfentwintig jaar geleden was terugkijken voldoende. Nu niet meer, dat vertelde ik al in de vorige blog. We leven in een wereld die continu verandert. Data, processen, systemen en werkwijzen veranderen mee. Als BI-afdeling moet je daar middenin zitten. Anders kun je de data niet goed verzamelen en vormgeven. Maar hoe bereik je dat?
Durf aanwezig te zijn
Als BI-afdeling zit je aan twee kanten. Aan de ‘krijgende’ kant moet je zorgen voor goede data en begrip van wat er speelt in de organisatie. Maak jezelf groot. Durf aanwezig te zijn. Ga voortdurend het gesprek aan met stakeholders. Leg uit: wat jullie doen is niet alleen belangrijk voor jullie en de patiënten, maar ook voor ons. Want wat jij vastlegt, moeten wij begrijpen om jou later de juiste informatie te kunnen geven. Verval niet in de slachtofferrol van ‘ik word niet geïnformeerd’. Ga er zelf achteraan. Vertel in de organisatie waarom wat zij doen ook voor jou van belang is. Blijf dat verhaal vertellen. Speel een actieve rol.
Beweeg mee
Aan de ‘sturende’ kant blijf je continu bouwen en verbeteren aan je informatieproducten – alles wat je als BI-afdeling de wereld instuurt of faciliteert. Beweeg mee met wat de organisatie wil en nodig heeft. Blijf verbeteren en reageer alert op veranderende vragen.
In de praktijk
Bij de implementatie van een nieuw systeem focussen gebruikers logischerwijs op het nu. Maar vergeet niet: je hebt die data van vijf jaar geleden nog steeds nodig om voorspellingen te doen. Als je nieuwe codetabellen invoert zonder na te denken over de impact op historische informatie, krijg je later problemen. Een klassiek ‘oh ja’-momentje dat je kunt voorkomen door BI vanaf het begin te betrekken.
Praktische tips voor meer impact
Een BI-afdeling in een middelgroot ziekenhuis telt vaak maar twee tot vier personen, terwijl het ziekenhuis tientallen afdelingen en processen heeft. Overal aan tafel willen zitten is niet realistisch. Maar als BI pas achteraf wordt betrokken, leidt dat tot problemen. Een paar tips om te zorgen dat BI structureel wordt meegenomen in de besluitvorming:
✅ Wees proactief: Wacht niet tot je geïnformeerd wordt, maar zoek zelf het gesprek op. Zo word je gezien als een gesprekspartner, niet alleen als een technische uitvoerder.
✅ Kweek bewustwording: Leg uit waarom wat andere afdelingen doen ook voor BI relevant is – en hoe dit uiteindelijk als waardevolle informatie weer bij hen terugkomt.
✅ Voorkom ‘Oh ja’-momenten: Zorg ervoor dat BI vroegtijdig betrokken wordt bij veranderingen, zodat je niet achteraf moet corrigeren.
✅ Zorg dat de BI-afdeling op elke projectchecklist staat: Vraag om een standaard ‘BI betrokken?’-vinkje, zodat je vooraf kunt meedenken over de gevolgen voor informatievoorziening.
✅ Check nieuwe systemen en upgrades op impact voor BI: Denk aan codetabellen en de invloed op historische data, zodat je geen cruciale informatie kwijtraakt.
✅ Blijf bouwen en verbeteren: Pas je informatieproducten zoals dashboards en rapportages continu aan op veranderende behoeften binnen de organisatie.
✅ Organiseer een periodiek overleg met procesverantwoordelijken: Zo blijf je structureel op de hoogte van ontwikkelingen zonder overal aan tafel te hoeven zitten.
Meer weten?
Heb je behoefte aan grip op informatie, processen en financiële middelen? InfoReports helpt ziekenhuizen om informatie te verzamelen, structureren en analyseren met Zorgstuur, een databeheersysteem dat bestaat uit de drie modules InfoScope, DataScope en QualityScope. Heb je tijdelijk extra handen nodig – iemand die meekijkt en meedenkt met kennis van zowel processen als techniek? InfoReports biedt ook tijdelijke ondersteuning. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over jouw uitdagingen.
Nog geen concreet vraagstuk, maar mogen we je wel blijven inspireren? Volg onze LinkedIn-pagina of schrijf je in voor onze nieuwsbrief.