Menig BI-manager staat voor een dilemma: je team is te klein voor alles wat je wilt bereiken. Kennisoverdracht, opvangen van capaciteitstekorten, onderhoud van systemen, nieuwe projecten oppakken, ad-hoc vragen beantwoorden, meepraten in organisatiebrede projecten… Om dit allemaal zelf te doen, heb je een flink team nodig. Maar is dat budgettair ook haalbaar? En heb je die capaciteit wel continu nodig? In deze blog vertelt Jeroen Buisman, eigenaar van InfoReports, over de voor- en nadelen van een flexibele schil. Ook geeft hij tips waar je op moet letten bij het maken van je keuze.

De ideale situatie versus de realiteit

De droom van elke BI-manager? Een team dat groot genoeg is om alle uitdagingen te tackelen. Maar in de praktijk is dat – helaas – maar zelden realistisch. De meeste organisaties kunnen zich geen team van zes tot acht BI-specialisten veroorloven. En zelfs als dat wel zou kunnen, is het de vraag of je die volledige capaciteit altijd nodig hebt.

De oplossing? Een flexibele schil. Je houdt een kernteam aan mensen binnen je BI-afdeling – vaste aanspreekpunten die de organisatie door en door kennen – en betrekt anderen om extra taken te vervullen op projectbasis.

De voordelen van een flexibele schil

Met een flexibele schil haal je per project of vraagstuk gericht capaciteit en kennis binnen. Dit hoeft trouwens niet altijd extern te zijn. Misschien is er binnen je organisatie iemand die je op projectbasis kunt inzetten. Bij de implementatie van een grote update van je EPD of ERP-systeem kun je bijvoorbeeld een collega uit een ander team vragen om tijdelijk deel uit te maken van die flexibele schil.

Het grootste voordeel? De capaciteit beweegt mee met de noodzaak. Je zet extra handen alleen in wanneer je ze echt nodig hebt. Als je zorgt dat de externe krachten bekend zijn met je organisatie en systemen, draaien ze bovendien sneller mee.

Voor je vaste team heeft dit ook voordelen. Zij blijven zich concentreren op hun kerntaken en hoeven hun aandacht niet te verdelen over allerlei zaken. Daardoor werken ze efficiënter en kunnen ze zich richten op zaken die erg organisatiespecifiek zijn. Want als er veel overleg nodig is of een bepaalde vertrouwensband met collega’s, is iemand van binnen de organisatie vaak handiger.

Een ander pluspunt: een externe kracht brengt een frisse blik mee. Die haalt je uit de tunnel waarin je zit en doorbreekt vaste denkpatronen. En stel dat iemand van je vaste team uitvalt door vakantie of ziekte, dan kan een externe partner die al bekend is met je organisatie en systemen makkelijk inspringen.

Waar moet je rekening mee houden?

Er zijn natuurlijk ook overwegingen die je moet maken voordat je besluit taken uit te besteden:

1. Overdracht kost tijd

Zorg dat het werk dat je wilt overdragen voldoende afgebakend en gestructureerd is, zodat iemand anders het makkelijk kan oppakken.

2. Specifieke kennis is nodig

Je hebt een persoon nodig die je systemen kent, maar ook weet hoe jouw organisatie in elkaar steekt. Je kunt niet zomaar een willekeurige BI-medewerker inhuren – kennis van de processen en terminologie binnen jouw organisatie is onmisbaar.

3. Kosten afwegen

Extern inhuren kost geld. Toch kan het op de lange termijn goedkoper zijn dan permanent een groter team in huis hebben. Maak deze afweging zorgvuldig.

4. Kennis blijft extern

Bij uitbesteden bouw je bepaalde kennis niet intern op. Ondervang dit door een transparante werkwijze te vragen en een goede overdracht te eisen.

5. Communicatielijnen

Bepaal vooraf of alle communicatie met de rest van de organisatie via jouw team loopt, of dat externen zelfstandig hun weg mogen vinden.

6. Continuïteit dagelijkse operatie

Door specifieke taken uit te besteden aan externen, blijft de dagelijkse informatievoorziening ongestoord. Je vaste medewerkers hoeven hun reguliere werkzaamheden niet te onderbreken voor eenmalige projecten en kunnen zich blijven focussen op hun kernverantwoordelijkheden. Dit zorgt voor meer stabiliteit in je organisatie.

Wat werkt in de praktijk?

De meest efficiënte optie blijkt in de praktijk vaak een combinatie: een sterk kernteam aangevuld met zowel interne collega’s op projectbasis als externe expertise waar nodig. Vrijwel alle organisaties moeten tegenwoordig scherp op de kosten letten, dus alles uitbesteden is geen optie. Maar alles zelf doen evenmin.

Het voordeel van een vaste externe partner is de continuïteit. Als er een keer iemand wegvalt in je eigen team, kan deze partner snel inspringen omdat ze de organisatie en systemen al kennen. Je hoeft niet bij nul te beginnen. Tegelijk kun je voor specifieke projecten intern talent inzetten dat tijdelijk beschikbaar is, wat kostenefficiënt én kennisbehoudend werkt.

Maak je eigen afweging

Er is geen one-size-fits-all oplossing. Bekijk wat voor jouw organisatie werkt. Misschien begin je met een volledig intern team en schakel je pas externen in als de werkdruk toeneemt. Of je kiest direct voor een kernteam met flexibele schil. Het belangrijkste is dat je de afwegingen bewust maakt en regelmatig evalueert of de gekozen structuur nog steeds optimaal werkt voor jouw situatie.

Jeroen Buisman

Meer weten?

Worstel jij ook met werkdruk en capaciteit in je BI-team? InfoReports snapt hoe zorg- en onderwijsorganisaties werken, spreekt jouw taal en zorgt voor een vliegende start. Zo zijn we direct productief zonder lange inwerkperiode. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over jouw uitdagingen.

Nog geen concreet vraagstuk, maar mogen we je wel blijven inspireren? Volg onze LinkedIn-pagina.