Perfecte stuurinformatie maken is een kunst. Je houdt rekening met alle stakeholders. Je voert de juiste gesprekken. Je zet alle stappen die nodig zijn. En toch kan het resultaat tegenvallen als je met verkeerde data begint. Want hoe goed je proces ook is, met slechte brondata krijg je geen betrouwbare stuurinformatie. In deze blog vertelt Jeroen Buisman, eigenaar van InfoReports, waarom datakwaliteit bij de bron begint en welke rol de BI-afdeling hierin kan spelen.
Goede registratie hoeft niet meer werk te betekenen
Je kent de bezwaren ongetwijfeld: “Als we beter moeten gaan registreren, vergroot dat de administratieve last.” Maar dat hoeft helemaal niet zo te zijn. Het is vaak een kwestie van slimmer omgaan met je proces. Door informatie direct op een consistente en bruikbare manier vast te leggen, maak je het:
- beter voor het zorgproces
- makkelijker voor degene die registreert
- bruikbaarder voor het verdere proces
Neem een voorbeeld uit de wereld van kwaliteitsindicatoren, waar ik in een eerdere blog over schreef. Bij een valincident kun je een zorgverlener vragen alles in vrije tekst op te schrijven. Maar je kunt ook een aantal duidelijke keuzes geven met een heldere workflow in het bronsysteem. Door het proces anders in te richten, krijg je direct bruikbare data zonder extra werk.
Inconsistenties signaleren: de verborgen kracht van BI
Een andere belangrijke functie van de BI-afdeling? Het signaleren van problemen door inconsistenties zichtbaar te maken. Een voorbeeld uit de praktijk? Op de OK wordt een bepaalde operatie geregistreerd, en daar komt uiteindelijk een declaratiecode uit. Stel dat daarna – om wat voor reden dan ook – de declaratiecode in het facturatiesysteem wordt aangepast. Het resultaat? Een inconsistentie tussen wat er in het operationele systeem staat en wat er in het facturatiesysteem staat. De vraag is dan natuurlijk: wat is juist? Wat voor operatie is er nu eigenlijk uitgevoerd? Voor de specialist, de verpleegkundige en vooral voor de patiënt maakt het een wereld van verschil wat er écht is gebeurd, en het is van groot belang dat het ZIS/EPD eenduidig is. Dit soort inconsistenties opsporen is precies waar een BI-afdeling goed in is. Het zoeken in data, verbanden vinden en signaleren wanneer iets niet klopt.
Voorbij alleen facturatie kijken
Te vaak ligt de focus alleen op declaratie. Er zijn genoeg bedrijven die ziekenhuizen en zorginstellingen helpen met het vinden van foute registraties die effect hebben op de facturatie. “Als je dit anders had geregistreerd, had je meer kunnen declareren.”
Natuurlijk is geld belangrijk – geen enkele organisatie kan functioneren zonder inkomsten. Maar een goede registratie van het zorgproces zelf is minstens zo belangrijk. Als in jouw persoonlijke zorgdossier een verkeerde diagnose staat, heeft dat impact op je hele zorgtraject. Ik heb het zelf meegemaakt – het kostte me veel moeite om een onjuiste diagnose in mijn dossier gecorrigeerd te krijgen.
De datakwaliteit beïnvloedt dus niet alleen de rapportages, maar ook de directe patiëntenzorg. Als uit het declaratieproces komt dat er 100 operaties van een bepaald type zijn uitgevoerd, maar uit de OK-verslaglegging blijkt dat er 95 zijn gedaan, worden er – terecht! – vragen gesteld over de kwaliteit van de geboden informatie. Je BI-afdeling en applicatiebeheer zijn dan kostbare tijd kwijt aan het uitzoeken van deze discrepantie.
Wees de luis in de pels van je organisatie
Als BI-afdeling mag je best de luis in de pels zijn van je organisatie. Ja, het is misschien irritant als er voortdurend iemand roept: “Dit klopt niet, doe er alsjeblieft wat aan!” Zeker als de zorgprofessional zelf denkt: in mijn stukje werkelijkheid klopt het allemaal, waar heb je het over? Maar het is belangrijk dat er iemand blijft wijzen op inconsistenties. Want die hebben negatieve effecten op zowel informatie als zorg. Misschien zie je het nu niet, maar over een jaar of twee loop je er tegenaan en word je geconfronteerd met een vervelende situatie.
Dit mag jouw rol zijn als BI-afdeling. Een zeer belangrijke rol, die niet altijd direct wordt gezien omdat veel mensen denken dat BI alleen over KPI’s en dashboards gaat. Maar juist jouw afdeling zit op de ideale plek om datakwaliteit te bewaken. Bij jullie komt alles samen; jullie kunnen over systemen heen zien dat er in het ene systeem iets staat wat afwijkt van het andere, of dat er binnen een bronsysteem inconsistenties zijn, jullie kunnen zien dat er iets niet klopt en dat signaleren.
Dit sluit aan bij wat ik in een eerdere blog beschreef over het belang van een proactieve BI-afdeling. In plaats van alleen achteraf problemen te moeten repareren, kun je aan de voorkant al datakwaliteit inbouwen door deel te nemen aan de gesprekken over systeemwijzigingen en processen.
Kom nu in actie
Wat kun je morgen al doen? Kijk eens kritisch naar je informatielandschap. Waar zie je inconsistenties? Welke gegevens worden op verschillende plekken op verschillende manieren vastgelegd? En belangrijker nog: wat is de impact hiervan op de patiëntenzorg? Ga het gesprek aan met de afdelingen waar de data vandaan komt. Niet verwijtend, liever onderzoekend. Vraag waarom bepaalde registraties op een bepaalde manier gebeuren. Zoek samen naar manieren om het proces te verbeteren zonder de administratieve last te verhogen.
Meer weten?
Heb je behoefte aan grip op informatie, processen en financiële middelen? InfoReports helpt ziekenhuizen om informatie te verzamelen, structureren en analyseren met Zorgstuur, een databeheersysteem dat bestaat uit de drie modules InfoScope, DataScope en QualityScope. Heb je tijdelijk extra handen nodig – iemand die meekijkt en meedenkt met kennis van zowel processen als techniek? InfoReports biedt ook tijdelijke ondersteuning. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over jouw uitdagingen.
Nog geen concreet vraagstuk, maar mogen we je wel blijven inspireren? Volg onze LinkedIn-pagina of schrijf je in voor onze nieuwsbrief.