Je hebt prachtige informatiesystemen in je ziekenhuis. Toch houden artsen hun eigen Excel-lijstjes bij. Herkenbaar? Er zit een kloof tussen wat jij als BI-manager denkt dat artsen nodig hebben en wat zij denken te moeten weten. Jeroen Buisman duikt al 25 jaar in dit soort vraagstukken, waarvan twintig jaar met zijn eigen bedrijf InfoReports. In deze blog vertelt hij over de filosofie achter goede stuurinformatie.

Durf door te vragen

Een op het eerste gezicht simpele vraag blijkt vaak een stuk complexer als je doorvraagt. Een klant zei ooit tegen me: ‘Het lijkt wel filosoferen’, toen ik weer eens flink aan het doorzagen was over wat een eenvoudige vraag leek. En dat is precies wat het is: filosoferen over waarom iets is zoals het is. Je neemt niets klakkeloos aan. Je onderzoekt: hoe ziet het eruit? Waarom is dat zo? En vooral: hoe kan het beter?”

Blijf puzzelen tot het klopt

Een voorbeeld: bij een recent project analyseerde ik data over aanvragen voor radiologie-onderzoeken. In twee gerelateerde tabellen zag ik verschillende statuscodes staan. Vreemd, want waarom zou je twee verschillende statussen bijhouden voor hetzelfde proces? Ook zag ik dat er in één aanvraag onderzoeken werden aangevraagd voor zowel cardiologie als nucleaire geneeskunde. “Dat doen we niet”, zei de organisatie beslist. Maar de data vertelde een ander verhaal. Door – waarschijnlijk tot vervelens toe – te blijven doorvragen, ontstond er uiteindelijk een goed beeld en daarmee een beter resultaat.

Assumption is the mother of all fuck ups

Aannames zijn de bron van veel ellende. Niet alleen in ons vakgebied. Stel, je vraagt een timmerman om een kast te bouwen, maar je geeft niet duidelijk aan wát voor kast je wilt. De kans is groot dat je uiteindelijk een andere kast krijgt dan die je in gedachten had. Misschien eindig je wel met een kledingkast, terwijl je een servieskast zocht.

Een goede timmerman stelt vragen. Hij wil exact begrijpen wat de bedoeling is, waar de kast voor gebruikt gaat worden en wat jouw verwachtingen zijn. Want als hij niet snapt waar het naartoe moet, kan hij nooit iets maken dat aansluit op jouw behoefte.

Bij data werkt het net zo. Veel automatiseerders bouwen simpelweg wat de klant vraagt, zonder te checken of dat ook daadwerkelijk is wat nodig is. Als je niet kraakhelder hebt wat de vraag is en hoe je die kunt beantwoorden, loop je het risico iets te maken dat niet echt helpt. En dan heb je, net als met die kast, een oplossing die niet past bij de vraag.

Van terugkijken naar vooruitkijken

In een kwart eeuw is er veel veranderd. Vroeger ging het vooral om terugkijken. Als ziekenhuis – of beter: als organisatie in het algemeen – was je al blij als je iedere maand een rapport kon maken over wat er in de vorige maand was gebeurd. Nu ligt de focus veel meer op vooruitkijken. Met de beperkte middelen die je hebt, wil je efficiënter plannen en slimmere voorspellingen doen. Het gaat niet meer om terugkijken per maand, maar om vooruitkijken per kwartier.

Maatschappelijke waarde voorop

Ik voel me thuis in de zorg, omdat het er gaat om meer dan de centen. De zorg is maatschappelijk relevant en een superinteressante bedrijfstak om in te werken. Er gebeurt zoveel, de informatiestromen zijn complex en dat maakt het zo boeiend. Na 25 jaar verveelt het nog steeds niet om te puzzelen aan deze vraagstukken en iets te maken wat écht waardevol is en verwachtingen overtreft.

Meer weten?

Worstel jij ook met het vertalen van data naar bruikbare stuurinformatie? Heb je behoefte aan grip op informatie, processen en financiële middelen? InfoReports helpt ziekenhuizen om informatie te verzamelen, structureren en analyseren met Zorgstuur, een databeheersysteem dat bestaat uit de drie modules InfoScope, DataScope en QualityScope. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over jouw uitdagingen.

Nog geen concreet vraagstuk, maar mogen we je wel blijven inspireren? Volg onze LinkedIn-pagina.